Архив - учреждение, осуществляющее прием, комплектование и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Архивное дело - сфера деятельности по организации и осуществлению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для личности, общества, государства, а равно имеющий ценность, в том числе как объект движимого имущества.

Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению.

Архивный фонд Украины - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия Украины и подлежащих постоянному хранению. Документы Архивного фонда Украины являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства, составной частью информационных ресурсов Украины и защищаются законом.

Владелец архивных документов - субъект, осуществляющий владение и пользование указанными документами и реализующий полномочия распоряжения ими в пределах, установленных законом или собственником на основании договора.

Временное хранение архивных документов - хранение архивных документов в архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами.

Депозитарное хранение архивных документов - хранение архивных документов в архиве на условиях, определяемых соглашением (договором) между собственником или надлежащим образом уполномоченным владельцем документов и архивом, с сохранением за собственником или за надлежащим образом уполномоченным владельцем документов права распоряжения архивными документами.

Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Краткий справочник по фондам архива/архивов - вид путеводителя по фондам архива/архивов, содержащий систематизированный перечень характеристик архивных фондов: включающих названия архивных фондов и справочные данные о них. В краткий справочник могут входить сведения: обо всех хранящихся фондах или об определенной группе фондов (новых поступлениях; рассекреченных и переданных на открытое хранение и др.).

Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная совокупность элементов описаний архивных документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска архивных документов и архивной информации.

Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом.

Опись дел и документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения (единиц учета), закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

Особо ценный документ - архивный документ, имеющий непреходящую культурно-историческую ценность, а также особую важность для государственного управления, обороны страны, в международных отношениях, научных исследованиях и невосполнимый при утрате с точки зрения его юридического значения, автографичности или внешних признаков.

Пользователь архивных документов - юридическое или физическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения необходимой ему информации с целью использования ее на законных основаниях.

Постоянное хранение архивных документов - бессрочное хранение архивных документов в архиве.

Путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов путеводители подразделяются на архивные (внутриархивные) и межархивные. Архивные (внутриархивные) путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кинофотофонодокументам архива. Межархивные путеводители подразделяются на: путеводитель по фондам архивов; тематический путеводитель по фондам архивов; краткий справочник по фондам архивов.

Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов и является научно-популярным изданием очеркового типа. Объектом описания путеводителя по архиву является архив в целом. Основная часть путеводителя по архиву состоит из характеристик состава и содержания фондов (соответствует организации фондов в архиве) и научно-справочного аппарата архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловие.

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Собственник архивных документов - субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения указанными документами.

Тайный архив - архив, о котором не заявлено публично.

Тематический путеводитель по фондам архива/архивов состоит из систематизированного перечня характеристик фондов или частей фондов, содержащих документы по определенной теме (темам).

Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Основными видами указателей являются: предметный (его разновидности - тематический, именной, географический), хронологический. По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

Уникальный документ - особо ценный архивный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) внешним признакам. Документ по личному составу - комплекс архивных документов, создающихся в процессе документирования служебных, трудовых и иных социальных отношений граждан и юридических лиц.